Оптимизируем пространство в офисе

Основой бизнеса на сегодня является – офис, причиной является то, что от сплоченности и профессионализма коллектива зависит успех и рост каждой фирмы или компании. Поэтому правильно оборудованное рабочее место сотрудников – одна из основных задач руководителей компаний. И в этой статье речь пойдет непосредственно о грамотной организации и эргономичности «архива» компании.

Сто процентной гарантией порядка на рабочем месте, его организацией и удобством является правильный и продуманный подход к архивированию документов. Согласитесь, что, когда нужную документацию находить быстро и легко, - Ваше рабочее время распределяется не только правильно, но и рационально.

         Процесс архивации документов в каждом офисе начинается с покупки папок-регистраторов, в которые и помещают важные документы, требующие длительного хранения. По большому счету, следует выделить такие этапы архивации:

                   - подготовка;

                   - систематизация документов;

                   - сведение в каталог.

         Далее, уже сформированные и отсортированные, документы помещают в коробки (специальные боксы для архивации), которые размещают на стеллажах/полках.

         Но, часто бывает так, что по причине неправильного размещения стеллажей и полок для хранения «архива» - места на них становится невероятно мало. Как результат – документы некуда складывать. Такое часто происходит из-за то, что вместо боксов используются обыкновенные коробки, которые размером гораздо больше формата А4. Таким образом места на полках они занимают много, а документов в файлах или специальных папках – мало. Именно поэтому мы рекомендуем пользоваться исключительно специальными боксами для архивации.

         Но, опять же, если Вы вынуждены хранить архивные документы обычными «стопками» (при этом есть специальное помещение со стеллажами), то лучше всего использовать коробки, в которых была бумага формата А4 в пачках, потому что, - формат короба полностью соответствует формату архивной документации.

         Здесь хочется отметить очень важный момент… Специально для тех, кто оценил качество офисной бумаги "ВТП"ПАПІР", особенно это касается перфекционистов - приятный сюрприз - теперь ваш офисный архив не будет пестрить разноцветными логотипами производителей бумаги! Наши коробки "чисто-белые", на них можно наносить необходимую Вам информацию! Это позволит осуществлять комфортную навигацию по архивам и быстро находить необходимый вам документ.

 

 

         В случае, когда в офисе специального помещения нет, - необходимо приобрести архивные шкафы. Как правило подобная мебель для офисов имеет специальную конструкцию, обеспечивающую максимально правильное хранение папок регистраторов. Полки имеют разную высоту, для форматов А4 и А5, что довольно-таки удобно. Такая «специальная» мебель хороша тем, что цвет, размер и функционал может быть таким как того требует дизайн (интерьер) и площадь определенного помещения, что немаловажно для современных офисов.