Канцтовари для офісу: перелік та норми використання

Для злагодженої та продуктивної роботи в офісі потрібно мати під рукою все необхідне. Тому в даній статті ми вирішили скласти канцелярських товарів перелік для вашої зручності. Чітке дотримання плану закупівель дасть змогу забезпечити кожного співробітника необхідними інструментами, а також оптимізувати витрати компанії. Стежити за наявністю приладдя дуже важливо. Адже відсутність деяких позицій може призупинити роботу офісу. Ми розділили продукцію за категоріями, щоб вам було зручніше орієнтуватися в асортименті.

Список канцелярії для офісу

1. Паперові вироби

Почнемо з переліку паперової продукції з розрахунком на одного офісного працівника:

• папір для принтера та ксерокса формату А4 щільністю 80 г/м² (2 пачки);
• стікери для нотаток (1 блок на 100-200);
• щоденник, тижневик, планер — для планування робочого часу, фіксації задач тощо;
• блокнот або записна книжка — для оперативних записів і нотаток;
• настінний календар — можна вибрати квартальний або щомісячний;
• конверти різних розмірів — для надсилання документів.

Цей список канцелярії може варіюватися залежно від специфіки роботи кожного співробітника.

2. Письмове приладдя

Що стосується письмового приладдя, його види та кількість також залежать від посадових обов'язків робітників.

Загалом, на одну людину в офісі приходиться:

• ручки з чорною або синьою пастою (3 шт.);
• прості олівці середньої жорсткості (2 шт.);
• текстові маркери або текстовиділювачі різних кольорів (3 шт.);
• коректор для виправлення помилок під час письма (1 шт.);
• ручки з червоною або зеленою пастою (по 1 шт.);
• маркери для магнітних дошок або фліпчартів різних кольорів (2-4 шт.).

Це письмове приладдя обов'язково повинне входити в перелік канцтоварів для офісу.

3. Організація діловодства

Для роботи з паперами також знадобляться спеціальні пристосування. Вони дозволяють правильно організувати архівацію та зберігання документів, ксерокопій тощо.

До таких належать:

• вертикальні та горизонтальні лотки для документів (по 1 шт.);
• папки для документів і коробки для архівації (1-2 шт.);
• швидкозшивачі формату А4 (5-7 шт.);
• папки-реєстратори (2 шт.);
• стікери для нотаток (1 блок на 100-200 аркушів).

Без цього канцелярського приладдя для офісу важко уявити налагоджене діловодство на будь-якому підприємстві.

5. Офісні інструменти

Серед усього різноманіття канцтоварів для офісу, не можна не згадати про офісні інструменти. Вони використовуються для виконання різних завдань, спрощуючи життя співробітникам.

Закуповувати їх слід із розрахунку на одну людину або окремий кабінет:

• дірокол (1 шт.);
• ножиці (1 шт.);
• степлер (1 шт.);
• антистеплер (1 шт.);
• сміттєвий кошик (1 шт.).

Цей перелік канцелярських товарів можна доповнювати або варіювати залежно від виконуваних завдань. Наприклад, у багатьох установах часто використовуються канцелярські ножі, леза тощо.

6. Витратні дрібнички

Крім вищеперерахованих позицій, хотілося б відзначити важливість різноманітних дрібничок для офісного простору. Адже вони суттєво впливають на комфорт та продуктивність праці.

Про які саме речі і в якому обсязі йдеться:

• скрепки (1-2 уп.);
• скоби (1-2 коробки);
• затирачка (1-2 шт.);
• скотч (1-2 рулони);
• точило для олівців (1 шт.);
• біндери (1 уп.);
• резинки для банкнот (1 уп.).

Щоб доповнити цей список канцтоварів для офісу, радимо поспілкуватися з робітниками та врахувати їхні побажання.

Норми витрат канцелярських товарів

В кожній компанії норми витрат канцелярії різні. Для точного розрахунку потрібно скласти список товарів, які використовуються регулярно, а потім розділити їх на дві категорії.

А саме:

• Тривалого використання. Сюди відносяться вироби, які рідко використовуються, потребують додаткових витратних матеріалів та володіють тривалим терміном експлуатації. Це різноманітні папки, дироколи, степлери, ножиці, органайзери тощо. Їх потрібно замінювати приблизно раз на рік.
• Короткочасного використання. Запаси цих матеріалів слід поновлювати щомісяця. До переліку канцтоварів, які витрачаються найшвидше, відносяться папір, ручки, маркери, блокноти, клей і т.д.

Для оптимізації закупівель рекомендуємо вести облік витрат. Точні розрахунки зазвичай формуються до 2-3 місяця роботи. 

Також можна орієнтуватися на середні показники:

• текстовиділювачі, маркери — 1 упаковка;
• ножиці, лінійки, степлер, антистеплер — по 1 шт.;
• ручки (2 км письма) — 1-2 шт. + 1-2 змінних стрижня;
• лотки для паперів — 1-3 шт.;
• скотч — 1 шт.;
• блокнот (96 аркушів), щоденник — по 1 шт.;
• файли (мультифора) — 1 упаковка.

Клей та коректори зазвичай закуповують раз на квартал, а папір вигідніше замовляти оптом.

Канцелярське приладдя для офісу: критерії вибору

Для того, щоб скласти список необхідних канцтоварів для офісу, потрібно врахувати чисельність співробітників. Невеликі компанії (до 10 робітників) потребують меншої кількості приладдя. Тоді як на великих підприємствах з кількома структурними підрозділами цей перелік буде більшим та різноманітнішим.

Перше, про що слід подбати, — це папір. Його вибір залежить від того, яка саме техніка встановлена в офісі. Зазвичай для друку документів використовуються білі аркуші А4 щільністю 80 г/м². Папір А4, ціна якого залежить від виробника і характеристик, завжди в наявності. Додатково на Аверс Канцелярія можна придбати пачку паперу іншого формату та кольору.

Також, складаючи перелік канцтоварів для офісу, потрібно врахувати:

• Специфіка роботи. Обирати продукцію потрібно враховуючи види завдань, які виконують конкретні відділи та співробітники. Найчастіше для роботи їм потрібні папір, ручки, олівці, записники, степлери, ножиці та файли. Робітникам, які працюють з документами, потрібно закупити папки, лотки для паперу, швидкозшивачі тощо.
• Організація робочого процесу. Якщо в компанії регулярно проводяться наради, презентації або тренинги, рекомендуємо додати до списку необхідних канцелярських товарів для офісу ватмани, кольорові маркери, фліпчарти або магнітні дошки.
• Забезпечення порядку. Для комфортної праці на кожному робочому місці повинен бути порядок. Підтримувати його допомагають спеціальні інструменти: лотки для документів, органайзери для різних дрібничок, підставки для ручок та олівців тощо. Також в перелік канцелярських товарів для офісу варто включити спеціальні килимки для різання, кошик для сміття і т.д.
• Особистий комфорт та ефективність. Для того, щоб працівники не забували про важливі події та задачі, необхідно забезпечити їх якісними щоденниками та блокнотами. В асортименті нашого магазину представлено широкий вибір таких виробів. Ви можете обрати датовані, лінійовані, точковані або інші моделі та включити їх до списку необхідної канцелярії для офісу.
• Надійний постачальник. Оскільки закупівлю офісного приладдя доведеться здійснювати щомісяця, рекомендуємо знайти надійного постачальника. Це дозволить оптимізувати витрати та заощадити власний час. Крім того, співпрацюючи з кимось на довгостроковій основі можна розраховувати на знижки та бонуси. Також деякі постачальники пропонують оптові ціни на продукцію.

Щоб не прогавити жодної дрібниці при складанні списку канцелярських товарів для офісу, попросіть працівників зазначити свої потреби та побажання у відповідних заявках.